Una frase muy conocida y utilizada en el mundo laboral es: “Aquéllo que no se mide o controla, no se puede evaluar.” , por lo tanto es muy importante conocer cuál es la fortaleza de tener un control interno en PYMES, pues este nos ayudará sin ninguna duda a lograr nuestros objetivos.
Antes que nada veamos para qué nos sirve el control interno, básicamente es para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus propósitos en determinados tiempos, con determinados presupuestos, minimizando todo riesgo implicado en la consecución de sus objetivos además genera más confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueños. No controlar estos aspectos en nuestro negocio, puede afectar sin duda alguna sus finanzas.
Este control interno, tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa.
Una característica importante en las pymes es la falta de formalidad y organización, carencia de manuales de procedimientos, de políticas que sean conocidas y aplicadas por todos los miembros de la empresa.
Es importante en este tema saber qué es un arqueo de caja o cierre de caja, ya que en ocasiones los dueños de las PYMES las desconocen, por lo que pon atención para que no te olvides de implementarla en tu negocio:
“ El arqueo y cierre de la caja es un método contable que se realiza al final de una jornada de ventas, para conocer si el efectivo, más otros comprobantes de pago físicos, coinciden con los valores reportados de ventas en caja.”
Generalmente una caja abre con un valor inicial en efectivo, como punto de partida de las operaciones diarias. En el transcurso del día se realizan ventas, con o sin descuentos, que se pagan con diferentes medios de pago como: Efectivo con tarjetas de débito, crédito, cheques, redenciones de sistemas de puntos o crédito interno, etc.
También puede ocurrir que se tome dinero de la caja para hacer compras a proveedores, pagar cuentas de luz, agua, etc.; o para otros gastos del negocio como nómina, transportes, u otras compras internas ocasionales. Todo esto es más fácil de controlar con las facturas electrónicas, y reduce el riesgo de un fraude.
No olvides hacer el cierre de caja diario, ya este tiene varios beneficios como: Disminuir la presencia de fraudes, una mayor facilidad de almacenamiento, aumenta la productividad y disminuye riesgos, mejora la satisfacción del cliente y la transparencia en el sistema.
Algunos de los controles en la caja de punto de venta que debes tener son:
- Se debe facturar todo el producto que sale
- Ingresar toda salida de dinero, ya sea por compras o vales.
- El dueño NO debe tomar dinero de la caja
- Se deben hacer arqueos regulares y sorpresivos
- El exceso de confianza es uno de los factores que más influyen para que haya fraudes
Ten en cuenta que una característica muy importante de las PYMES es la falta de formalidad y organización, carencia de manuales de procedimientos, de políticas que sean conocidas y aplicadas por todos los miembros de la empresa. Por más pequeña que sea la compañía o negocio siempre va a necesitar un control interno.
Los gastos de Caja Chica deben ser tratados con la misma importancia que los pagos mayores de la empresa. Sin embargo, sin una política de control de gastos clara y sin un control de Caja chica tus fondos pueden salir fácilmente de control y afectar la rentabilidad de tu empresa.
Ahora te daremos unos consejos muy importantes para tener control sobre tu Caja chica:
- Primero que nada, la persona que está a cargo de la Caja Chica debe de ser una persona de total confianza y muy ordenada
- Establece una política de gastos que garantice que sólo se use para imprevistos
- Lleva un control de la Caja Chica mediante métodos de pago que indiquen quién solicitó el dinero y con qué motivo
- Mantén un registro y reportes de los gastos
- Agrupa los comprobantes Fiscales y realiza el trámite de deducción de los gastos generales de la empresa
- Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los próximos gastos.
Veamos¿Qué se puede pagar con la Caja Chica?
Entre los pagos que se pueden hacer con este monto en efectivo están:
- Papelería
- Artículos de oficina
- Combustibles
- Productos de limpieza
- Suministros cotidianos como café y agua
- Estacionamientos, pasajes y transporte público
- Reparaciones menores en la oficina
Y recuerda que para un manejo eficiente de la Caja Chica, siempre se debe usar sólo para hacer frente a Pequeños gastos necesarios e indispensables en la empresa y que su cuidadoso control evitará que se convierta en una fuga de capital que puede perjudicar a la rentabilidad de la organización.
Otra de las interrogantes que nos surgen en el control interno es ¿Cómo hacer nuestro proceso cuando damos un crédito?
Las cuentas por cobrar es uno de los activos más importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico, las cuentas por cobrar representan venta o prestación de algún bien o servicio que se recuperará en dinero en sumas parciales.
Es necesario aplicar tu política de crédito, después de fijar las reglas, define un proceso que permita su aplicación. En primer lugar, evalúa el riesgo de cada cuenta, verificando las referencias proporcionadas por los clientes ( como estados de cuentas de sus operaciones bancarias). Los antecedentes en materia de pagos son buenos indicios de la voluntad de cumplir por el parte del consumidor.
Por último, algunos aspectos que no debes olvidar para tener un control interno efectivo son:
- Investigar el historial crediticio del cliente al que otorgarás crédito
- Verifica su mercado, sus prácticas de pago, etc.
- Incentiva los pagos rápidos, otorgando descuentos por pronto pago
- Acepta tarjetas de débito o crédito, toma en cuenta que tienen un costo que disminuye el monto cobrado.
- Asegúrate que las condiciones de pago sean claras en todas las facturas
- Evitar los pagos de las cuentas por cobrar en efectivo
- Ofrece un servicio excepcional. ¡Un cliente satisfecho siempre tendrá más probabilidades de pagar puntualmente!
Este artículo está basado en la plática impartida por María Gabriela Mata Chacón.
